Guía para la comunicación interna

por | Ago 19, 2020 | Blog, Internet | 0 Comentarios

Estaba hablando con un colega por Zoho Cliq, cuando me envía el enlace a The Basecamp Guide to Internal Communication. (Basecamp es un software online para teletrabajar).

Seguramente los equipos de tecnologías de la información, estamos más acostumbrados al trabajo remoto o trabajo disgregado.
Pero hoy el tema, va más allá de los frikis “informáticos”.

Muchas empresas han despertado con el ansia de gestionar su trabajo online.
¿Cuestión de supervivencia? ¿Es la comunicación interna el punto clave del teletrabajo?

Independientemente del software que escojas, la guía proporciona puntos claves.
Puedes aplicarlo en herramientas básicas como G-Suite, sistemas ágiles o lo que tengas a mano en tu trabajo.

La herramienta de software, es solo eso, una herramienta.
Tú debes generar la utilidad.

Hicimos una traducción en Agencia Internet y la he versionado un poco.
Espero que estos conceptos te ayuden a pensar sobre tu comunicación interna.

 

Guía para la comunicación interna

 

El cómo, dónde, por qué y cuándo nos comunicamos.

¿Comunicación asincrónica a largo plazo? ¿Chat en tiempo real? ¿En persona? ¿Vídeo? ¿Verbal? ¿Escrita? ¿Por email?

¿Cómo mantener a todos en la dinámica sin enredarse en los asuntos de los demás? Está todo aquí.

(Comunicación asincrónica: “comunicación que se establece entre personas de manera diferida en el tiempo” – fuente Wikipedia)

 

Puntos clave y filosofía general

 

1

No puedes “no comunicarte”.
Evitar un tema tabú, también es comunicarse.
Pocas cosas son tan importantes para estudiar, practicar y perfeccionar como una comunicación clara.

2

Comunícate a veces en tiempo real y asincrónicamente la mayoría del tiempo.

3

Usa la comunicación interna basada en la escritura, en lugar de las tradicionales reuniones, conversaciones y charlas; te llevará a una recomendable reducción de reuniones, videoconferencias, llamadas, u otras oportunidades de interrumpir y ser interrumpido.

4

Proporciona a los debates la suficiente cantidad de tiempo para  desarrollarlos.
Precipitarse en juzgar, o exigir respuestas inmediatas, solo incrementa las posibilidades de tomar malas decisiones.

5

Las reuniones son el último recurso, no la primera opción.

6

Escribir consolida, charlar diluye.
Decisiones sustanciales empiezan y terminan con un intercambio de pensamientos completos, no con discusiones rápidas.
Si es importante, crítico o fundamental, escríbelo, no lo hables.

7

Hablar solo ayuda a quien está en la sala, escribir ayuda a todos.
Esto incluye a la gente que no ha podido estar, o futuros compañeros que se unirán a lo largo del tiempo.

8

Si tus palabras tienen varias interpretaciones, se entenderán en la forma más negativa.

9

Nunca esperes o exijas que alguien te responda inmediatamente, salvo que sea una emergencia real.
La expectativa de respuesta inmediata es tóxica.

10

Si tienes que repetirte, no fuiste lo suficientemente claro la primera vez.
Sin embargo, si estás hablando sobre algo nuevo, podrías tener que repetirte muchas veces antes de ser escuchado.
Elige tus repeticiones sabiamente.

11

Una mala comunicación genera más trabajo.

12

Las empresas no tienen problemas de comunicación, tienen problemas por falta de comunicación.
Cuanto más pequeña es la empresa, grupo o equipo, menos oportunidades de falta de comunicación.

13

Cinco personas en una sala durante una hora, no es una reunión de una hora, es una reunión de 5 horas.
Sé consciente de los pros / contras y del coste de la reunión para todos los participantes.

14

Sé proactivo con las preguntas, proporciona los hechos y contextos.
Los hechos son cosas que el equipo necesita saber.
¿Cuál es él contexto? Por ejemplo, si hablas sobre una tarea específica, coméntalo dentro de este contexto, no en cualquier lugar.

15

La comunicación no requiere sincronización horaria. Los calendarios no tienen nada que ver con la comunicación.
Escribir, en lugar de hablar o reunirse, es independiente del horario y mucho más directo.

16

“Ahora”, normalmente es el peor momento para decir lo que acabas de pensar.
Es mejor dejar que lo filtre el tamiz del tiempo. Lo que quede, valdrá la pena decirlo.

17

Pregúntate si otros se sentirán obligados a apresurarse en su respuesta, si tú te apresuraste en tu razonamiento.

18

El final del día tiene una forma de convencerte sobre lo que has hecho bien, pero la mañana siguiente tiene una forma clara de decirte la verdad.
Si no estás seguro, consúltalo con la almohada.

19

Si quieres una respuesta, tendrás que preguntar.
La gente tiene mucho que decir, pero pocos se presentan voluntariamente.
Utilizar preguntas, ayuda a la gente a compartir, escribir y comunicarse.

20

De vez en cuando elige palabras, frases o párrafos aleatorios y bórralos.
¿Ha importado?

21

La urgencia está sobrevalorada.
“Es para ayer”, es veneno.

22

Si algo va a ser difícil de escuchar o compartir, invita a hacer preguntas al final.
Terminar sin la invitación, llevará al silencio público, pero a las conjeturas privadas.
Así es como nacen los rumores.

23

En donde colocas algo y como lo llamas, importa.
Cuando titulas una información, llámala de manera clara y relevante.
Procura ser conciso.

24

Envía en el momento adecuado.
Compartir a las 20h puede provocar más trabajo fuera de horario.
Tener tiempo libre un domingo para escribir y enviarlo en ese momento, empujará al equipo a trabajar los fines de semana.
La comunicación a primera hora del lunes posiblemente quedará sepultada.
No existe el momento perfecto, pero existe el mal momento.
Tenlo en cuenta cuando pulses “enviar”.

25

Transmitir buenas noticias justo después de dar malas noticias, perjudica a las dos.
Se verá como intentar tapar las malas,  y cambiar el estado de ánimo colocando las buenas.
Sé honesto con las “buenas” y “malas” noticias, dales el espacio que les corresponde.

26

El tiempo está de tu lado, las prisas empeoran una conversación.

27

La comunicación se distorsiona, especialmente en la comunicación verbal.
A medida que un rumor circula, gana en ruido y pierde fidelidad.
Siempre que puedas, comunícate directamente y evita intermediarios.

28

Pregunta si está todo claro.
Pregunta qué te has dejado atrás.
Pregunta si hay temas por comentar y no se han mencionado.
Aborda los problemas antes de que se hagan más grandes con el tiempo.

29

Piensa en dónde pones las cosas.
La comunicación correcta, en el lugar incorrecto, desaparece.
Cuando alguien tiene que rebuscar para encontrar información, seguramente estaba en el lugar equivocado.

30

La comunicación se ve interrumpida y distorsionada constantemente.
La buena comunicación es decir lo correcto en el mejor momento y de una forma adecuada, con los menores efectos adversos.